Импорт на фактури в Mistral V3
INNEXA OCR разпознава и проверява фактурните редове, след което подготвя Mistral TXT файл за контролирано импортиране в Mistral V3.
Как работи експортът за Mistral V3
INNEXA OCR подготвя файлов експорт за доставки в Mistral V3. След като фактурата е разпозната и редовете са свързани с продуктите от каталога, потребителят отваря предварителен преглед и проверява колоните.
Генерираният файл е TXT с TAB-разделени полета и Windows-1251 кодировка. Това е подготвен файл за последващ импорт; платформата не записва директно в базата на Mistral.
Данни, които трябва да бъдат подготвени
За всеки ред са необходими надеждно разпознати количество и цена, както и избран продукт от вътрешния каталог. Настройките на фирмата определят кода на обекта и името на склада, които участват във файла.
Когато е включено автоматичното номериране, номерът на доставката може да бъде оставен за Mistral. Точният избор зависи от настройката на реалната счетоводна среда.
- Код и име на склада
- Вътрешен номер и име на продукта
- Количество и прочетена крайна цена
- Баркод, когато е наличен в продуктовия каталог
Подготовка на фактурата преди Mistral експорт
Преди да се отвори Mistral прегледът, основните реквизити на фактурата трябва да бъдат сравнени с оригинала. Проверяват се номерът, датата, доставчикът, валутата, данъчната основа, ДДС и общата сума. След това всеки продуктов ред се свързва с вътрешен продукт, защото именно неговият код участва в последващия складов процес.
Особено внимание е необходимо при фактури с отстъпки, различни мерни единици или повече от една ценова колона. OCR стойността не бива да се приема автоматично за нетна или брутна само по позицията ѝ. INNEXA OCR показва разпознатия вид цена и източника на решението, за да може операторът да го потвърди.
Проверка на вида цена
Преди експорта системата показва дали разпознатата ценова колона е без ДДС или с ДДС. Етикетът описва източниковата стойност; той не служи за скрито преизчисляване на прочетената цена.
Прегледът показва сбор на редовете и наличните общи стойности. Предупрежденията трябва да бъдат проверени спрямо оригиналната фактура преди създаване на файла.
Одобрени редове и блокиращи грешки
Ако документът не е изцяло одобрен, експортът може да включи само одобрените редове според текущия статус. Липсващ продуктов запис или задължителна настройка се показва като грешка и блокира изтеглянето.
Този контрол предотвратява създаването на файл с непълни продуктови връзки. След корекция прегледът се отваря отново и се генерира актуалната версия.
Импортът остава контролирана стъпка
След изтегляне на Mistral TXT файла потребителят го импортира чрез наличната функция в своята инсталация на Mistral V3. Преди окончателно записване следва да се проверят избраният склад, датата, номерацията и редовете.
Настройките могат да се различават между фирмите, затова първият импорт е добре да бъде потвърден от отговорния счетоводител в тестов или контролиран работен процес.
Контролен списък за първия импорт
Първият файл за всяка фирма и склад трябва да премине през по-подробна проверка. Сравнете броя на редовете, продуктовите кодове, количествата и цените с предварителния преглед в INNEXA OCR и с оригиналната фактура. Уверете се, че Windows-1251 текстът се визуализира правилно и кирилицата не е повредена.
След импорта проверете как Mistral е приложил номерацията и дали документът е записан в правилния обект и склад. Ако има фирмена особеност, коригирайте настройката преди следващия файл, вместо да поправяте всяка доставка ръчно след импорт.
- Правилен обект и склад
- Съвпадащ брой продуктови редове
- Коректни вътрешни кодове и количества
- Правилно изписване на кирилицата
- Съвпадащи контролни суми
Чести причини файлът да не е готов
Най-честата причина за блокиран експорт е ред без връзка към вътрешния продуктов каталог. Други възможности са липсващ склад в настройките, непотвърден вид на цената или разлика между редовете и общите стойности на документа. Прегледът показва конкретните проблеми преди свалянето.
Ако самият импорт в Mistral откаже вече създаден файл, проверете избрания формат, версията на импорта, кодировката и фирмените настройки в целевата инсталация. INNEXA OCR подготвя файла, но не управлява конфигурацията на Mistral и не записва директно в неговата база данни.
Проследимост след експорта
Създаденият файл е част от историята на документа. Оригиналната фактура, извлечените редове, корекциите и потвърдените продукти остават достъпни за последваща проверка. Това позволява при проблем в импорта да се върнете към точния източник, вместо да търсите коя версия е използвана.
При повторно генериране след корекция трябва да се използва актуалният файл и да се избегне двойно въвеждане на една и съща доставка. Екипът е добре да има ясно правило кой сваля, кой импортира и кой потвърждава документа в Mistral.
Практични отговори
INNEXA OCR записва ли директно в Mistral V3?
Не. Платформата подготвя TXT файл с TAB-разделени колони, който потребителят преглежда, изтегля и импортира чрез поддържаната функция в своята Mistral инсталация.
Каква е кодировката на Mistral файла?
Файлът се генерира в Windows-1251, за да поддържа очакваното изписване на кирилица в този файлов работен процес.
Може ли да се експортира ред без продуктов код?
Специализираният експорт изисква редовете да бъдат свързани с вътрешни продукти. Липсващата връзка се показва като блокираща грешка, за да не се създаде непълен складов файл.
Как се определя дали цената е с ДДС?
Системата анализира заглавията, стойностите и математическата връзка между редовете и общите суми. Разпознатият вид цена остава видим и трябва да бъде потвърден от оператора.
Защо е нужен предварителен преглед?
Прегледът показва точните колони и стойности, които ще влязат във файла, както и блокиращите липси. Това позволява корекция преди импорт, когато рискът е по-малък.