Импорт на фактури в АЖУР

Поддържаният работен поток за АЖУР

INNEXA OCR създава файлов пакет за документ от доставчик. Пакетът съдържа UDDOC файл с данните на документа и UDDETDOC файл с детайлните продуктови редове, събрани в ZIP архив.

Файловете са в ANSI/Windows-1251 формат. Те се изтеглят от платформата и се импортират от потребителя в съответния модул на АЖУР; няма директно записване в базата на счетоводния софтуер.

Настройки преди първия експорт

В профила на фирмата трябва да бъде избран АЖУР като счетоводен софтуер. Модулът, версията и фирменият код се потвърждават според конкретната инсталация.

Тъй като конфигурациите на АЖУР могат да се различават, първият генериран пакет следва да бъде проверен от отговорен счетоводител преди използване в редовен процес.

Какво съдържат UDDOC и UDDETDOC

UDDOC представя заглавната част на доставния документ: номер, дати, данни за доставчика, данъчна основа, ДДС, обща стойност и валута. UDDETDOC съдържа детайлните продуктови позиции, които трябва да се свържат с документа при импорта. Двата файла се създават заедно, защото единият без другия не описва пълната фактура.

Имената и последователността на полетата следват файловия формат, който INNEXA OCR подготвя за този работен поток. Потребителят не трябва да отваря и редактира ръчно ANSI файловете, защото промяна на разделители, кодировка или структура може да направи пакета невалиден. Корекциите се правят във фактурата и след това пакетът се генерира отново.

Проверка на документа и редовете

Предварителният преглед разделя заглавните данни на документа от детайлните редове. Видими са номерът, датите, доставчикът, данъчната основа, ДДС, общата сума, валутата и продуктовите позиции.

Всеки ред включва вътрешен код и име, оригинален код и наименование от доставчика, мерна единица, количество, цена, стойност и данъчна група.

• Одобрени и съпоставени продуктови редове
• Проверени данни на доставчика
• Потвърдени суми и ставка на ДДС
• Коректно избрани настройки на фирмата

Кога експортът се блокира

INNEXA OCR не създава АЖУР пакета, когато липсва задължителна настройка, продуктов ред няма връзка с каталога или математическите стойности не съвпадат в допустимия контрол.

Съобщенията в прегледа насочват към конкретната липса. След корекция на фактурата или настройката експортът може да бъде проверен отново.

Стъпки при импорта в АЖУР

След изтегляне на ZIP пакета потребителят използва поддържаната процедура за импорт в своята версия и модул на АЖУР. Преди окончателното осчетоводяване трябва да сравни документа, доставчика, валутата и общите стойности с оригинала.

Тази финална проверка е необходима част от процеса. Автоматизацията подготвя данните и открива несъответствия, но счетоводното решение остава при упълномощения потребител.

Контролен списък преди първото използване

Първият пакет за всяка фирма се проверява в контролирана среда. Уверете се, че доставчикът е разпознат с правилния ЕИК или ДДС номер, валутата и датите съответстват на оригинала, а всички продуктови редове имат вътрешни кодове. Сборът на детайлните позиции трябва да бъде съвместим с данъчната основа и общите стойности.

След импорта проверете дали документът е попаднал в правилния модул и период и дали данъчните групи са интерпретирани според фирмената конфигурация. Ако конкретната версия на АЖУР изисква различен профил, това трябва да се установи преди пакетите да станат част от ежедневната обработка.

• Потвърдени данни на доставчика
• Правилен период, дата и валута
• Вътрешен код за всеки продуктов ред
• Съвпадащи данъчна основа, ДДС и обща сума
• Проверен модул и импортна процедура в АЖУР

Как се отстраняват грешки

Когато прегледът в INNEXA OCR показва блокираща грешка, коригирайте първо източниковите данни: продуктовата връзка, доставчика, количеството, цената или фирмената настройка. След това отворете прегледа отново. Така генерираният ZIP винаги отразява видимата и одобрена версия на документа.

Ако АЖУР откаже пакет, който е преминал предварителната проверка, запишете точното съобщение от целевата система и проверете версията, модула, импортирания тип документ и очакваната кодировка. Различните инсталации могат да имат специфични настройки, които не могат да бъдат определени само от съдържанието на фактурата.

Архив и отговорност при файловия обмен

Оригиналният документ и обработените данни остават в архива на избраната фирма. Това дава възможност по-късно да се провери защо определен код, цена или стойност е попаднала в пакета. Историята на действията показва кой е извършил корекцията и кога е създаден експортът.

Екипът трябва да има правило за именуване и съхранение на изтеглените ZIP пакети и за предотвратяване на повторен импорт. INNEXA OCR подготвя и проследява данните до свалянето, а отговорният потребител контролира въвеждането им в АЖУР.